Crypto accepteren als zzp’er: betalen, boekhouden en btw
Steeds meer klanten vragen of ze ook met bitcoin of een andere cryptomunt kunnen betalen. Voor jou als zzp’er of kleine ondernemer kan dat interessant zijn: je bereikt een nieuwe groep klanten, internationale betalingen gaan vaak sneller en je laat zien dat je met je tijd meegaat. Toch komt er meer bij kijken dan alleen een walletadres op je factuur zetten.
In dit artikel lees je hoe je crypto praktisch kunt ontvangen, hoe je het netjes in je administratie verwerkt en waar je op moet letten bij de btw. Zo voorkom je verrassingen bij je aangifte en houd je grip op je geld.
Waarom zou je crypto accepteren?
De belangrijkste reden is vaak de klant zelf. Werk je met internationale opdrachtgevers, in de techsector of in een online niche, dan is de kans groot dat een deel van je klanten crypto bezit en het prettig vindt om daarmee te betalen. Grensoverschrijdende betalingen kunnen bovendien goedkoper en sneller verlopen dan via een traditionele bank.
Daar staat tegenover dat koersen sterk kunnen schommelen. Een betaling die vandaag duizend euro waard is, kan morgen merkbaar meer of minder opleveren. Bedenk dus vooraf of je dat risico wilt dragen of liever direct omzet naar euro’s.
De juiste betaaloplossing kiezen
Je hebt grofweg twee opties. De eerste is zelf betalingen ontvangen in je eigen wallet. Dat geeft je volledige controle, maar je moet zelf de koers vastleggen, controleren of het juiste bedrag binnenkomt en je wallet goed beveiligen. Open-source software zoals BTCPay Server kan daarbij helpen.
De tweede optie is een crypto-betaalprovider. Zo’n dienst genereert een betaalverzoek met een vaste prijs in euro’s, rekent die om naar crypto en kan het bedrag desgewenst direct omzetten naar euro’s op je bankrekening. Dat scheelt koersrisico en administratief werk. Let bij het kiezen op de kosten per transactie, de ondersteunde munten en of de aanbieder geregistreerd of vergund is onder de Europese MiCA-regels.
Wil je eerst meer weten over de verschillende coins, wallets en handige diensten voordat je een keuze maakt, dan vind je op Prinscrypto.nl toegankelijke uitleg voor zowel beginners als mensen met wat meer ervaring.
Crypto verwerken in je boekhouding
Voor de Belastingdienst telt de waarde in euro’s. Ontvang je een betaling in crypto, dan boek je de omzet tegen de eurowaarde op het moment dat de betaling binnenkomt. Leg die koers vast, bijvoorbeeld met een schermafdruk of een export van je betaalprovider, zodat je het later kunt onderbouwen.
Houd je de crypto daarna aan, dan hoort die bij je ondernemingsvermogen. Koerswinst of koersverlies bij latere verkoop telt dan in principe mee voor je winst. Dat werkt anders dan crypto die je privé bezit, die in box 3 valt. Een duidelijke scheiding tussen zakelijke en privéwallets maakt je administratie een stuk overzichtelijker.
- Factureer altijd in euro’s, ook als de klant in crypto betaalt
- Noteer per betaling de datum, de munt, het aantal en de eurowaarde
- Bewaar transactie-ID’s als bewijs
- Gebruik een aparte wallet voor zakelijke betalingen
Hoe zit het met de btw?
Crypto zelf is volgens Europese rechtspraak vrijgesteld van btw wanneer het als betaalmiddel wordt gebruikt. Dat betekent niet dat jouw dienst of product ineens btw-vrij is. Je rekent gewoon btw over je levering, berekend over de eurowaarde van de factuur. Betaalt een klant een factuur van 1.210 euro inclusief 21 procent btw, dan draag je 210 euro af, ongeacht wat de crypto daarna doet.
Juist daarom is direct omzetten naar euro’s voor veel ondernemers prettig: je weet zeker dat je het btw-bedrag ook echt in kas hebt. Heb je twijfels over een specifieke situatie, zoals leveringen aan buitenlandse klanten, overleg dan met je boekhouder.
Veiligheid en afspraken met klanten
Cryptobetalingen zijn in de regel onomkeerbaar. Dat beschermt je tegen terugboekingen, maar een verkeerd adres of bedrag is lastig te herstellen. Zet in je algemene voorwaarden hoe lang een betaalverzoek geldig is, welke koers je hanteert en hoe je omgaat met te veel of te weinig betaalde bedragen. Beveilig je wallet met tweestapsverificatie en bewaar je herstelzin offline.